Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Mediation dossier/ coachingdossier
Indien je een opdracht aan InMedio verstrekt, verwerkt InMedio persoonsgegevens die jij en de andere partij(en) in jouw zaak aan InMedio verstrekken. Dit zijn in ieder geval jouw contactgegevens zoals jouw naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer. Verder gaat het om persoonsgegevens die relevant zijn voor het dossier. Afhankelijk van het onderwerp van de mediation kan het daarbij ook gaan om gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens.
Facturering
Als je een opdracht aan ons verstrekt, verwerken wij ook gegevens die nodig zijn voor het sturen van facturen en verwerken van betalingen voor de diensten die InMedio verricht. Naast jouw contactgegevens gaat het om jouw bankrekeningnummer en eventuele andere betalingsgegevens.
Contact
Indien je contact met ons opneemt per e-mail of via de telefoon, verwerken wij de gegevens die jij verstrekt. Het gaat dan om de contactgegevens (naam, e-mailadres, telefoonnummer) en de reden waarom jij contact met ons zoekt (bijvoorbeeld omdat je een vraag hebt).
Analyse Website bezoekers
Ten slotte verwerken wij analytische gegevens over (de computer van) bezoekers van onze website, via cookies die worden geplaatst als je de website bezoekt. Via deze cookies wordt (een deel van) het IP-adres van de bezoeker opgeslagen.
Voor welke doeleinden en op welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?
Mediationdossier/ coachingdossier
InMedio gebruikt de persoonsgegevens die je hebt verstrekt in het kader van een opdracht om het mediationdossier/coachingdossier te behandelen. Omdat het kan zijn dat er gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens verwerkt worden tijdens het mediationtraject/coachingtraject (en dit van tevoren niet altijd duidelijk is), vragen wij jou om toestemming om kouw persoonsgegevens te verwerken. Je geeft deze toestemming door de mediationovereenkomst/ coachingofferte te tekenen. Als je deze toestemming niet geeft kun je helaas geen gebruik maken van de diensten van InMedio, omdat InMedio de diensten niet kan uitvoeren zonder persoonsgegevens te verwerken die relevant zijn voor het dossier.
Je hebt het recht om jouw toestemming weer in te trekken. InMedio mag dan geen gegevens meer van jou verwerken. InMedio kan vanaf het moment van intrekking van de toestemming geen diensten meer voor jou verrichten, en zal het mediationdossier dan onmiddellijk moeten sluiten.
Facturering
De betalingsgegevens die je hebt verstrekt, gebruiken wij om werkzaamheden te factureren. Deze verwerking is noodzakelijk om de overeenkomst die je met ons sluit uit te voeren.
Contact
De contactgegevens die je aan ons verstrekt gebruiken wij om contact met jouw op te nemen indien nodig, bijvoorbeeld om een vraag te beantwoorden. Wij verwerken deze persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang, namelijk het belang van het kunnen uitoefenen van onze werkzaamheden en het verkrijgen van nieuwe opdrachten.
Nieuwsbrief
Wij gebruiken jouw e-mailadres verder om jou af en toe een update te sturen over onze dienstverlening. Indien je een opdracht aan ons hebt verstrekt is er sprake van een zogenaamde “bestaande klantrelatie” en sturen wij jou nieuwsbrieven op grond van ons gerechtvaardigd belang.
Analyse website bezoekers
De gegevens die wij verzamelen over de bezoekers van de website worden enkel gebruikt om statistieken bij te houden over het bezoek aan de website (bijvoorbeeld om te kunnen zien welke pagina’s het meest worden bekeken). De gegevens worden geanonimiseerd bewaard.
Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?
Mediationdossier
Wij bewaren het mediationdossier, en de persoonsgegevens die daarin zijn opgenomen, in beginsel gedurende twintig jaar nadat het dossier gesloten is, in verband met de maximale verjaringstermijn. In uitzonderingsgevallen bewaren wij een dossier langer dan twintig jaar, bijvoorbeeld indien de verjaringstermijn wordt gestuit of indien InMedio van mening is dat er een ander gerechtvaardigd belang is om het dossier langer te bewaren.
Administratie
Wij bewaren onze administratie, waaronder de facturen en andere bescheiden waarop de persoonsgegevens van partijen vermeld zijn, gedurende een periode van zeven jaar na afloop van het boekjaar om te kunnen voldoen aan de fiscale bewaarplicht.
Overige contactgegevens
Wij bewaren overige contactgegevens gedurende één jaar na het laatste contact, tenzij je eerder een verzoek bij ons indient om deze te verwijderen.
Analyse websitebezoekers
De gegevens over websitebezoekers worden twee jaar na het bezoek aan de website bewaard, dit zijn de standaardinstellingen van Google Analytics.
Met wie delen wij jouw gegevens?
Jouw gegevens worden opgeslagen in een digitaal dossier en kunnen voorkomen in e-mails die InMedio verstuurt of ontvangt, en worden daarmee opgeslagen (en dus verwerkt) door onze ICT provider. Verder worden de betalingsgegevens die je ten behoeve van de facturering aan InMedio hebt verstrekt, doorgegeven aan de partij die ten behoeve van InMedio de financiële administratie verricht. Met deze partijen heeft InMedio een verwerkersovereenkomst gesloten waarin minimaal eenzelfde niveau van veiligheid en vertrouwelijkheid is geregeld als je van ons mag verwachten.
Indien jij, of een andere partij die betrokken was bij een mediation, een klacht tegen InMedio indient die betrekking heeft op de behandeling van een mediationdossier waarin jouw persoonsgegevens staan opgenomen, kunnen jouw persoonsgegevens worden verstrekt aan Global Network Group. Jouw gegevens worden vertrouwelijk behandeld.
Wij verstrekken jouw gegevens verder niet aan derden, tenzij wij op grond van geldende wet- en regelgeving verplicht worden bepaalde gegevens te verstrekken, bijvoorbeeld aan de politie in het kader van een opsporingsonderzoek.
Hoe worden jouw gegevens beveiligd?
Wij hebben passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen getroffen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang door derden. Bovendien verplichten wij onze ICT provider eveneens dergelijke passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen te treffen.
Wat zijn jouw rechten?
Je hebt de volgende rechten:
A. Het recht op inzage in jouw persoonsgegevens en het ontvangen van een kopie
B. Het recht op rectificatie van jouw persoonsgegevens indien deze niet juist of onvolledig
C. Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking en/of – in bepaalde gevallen – het recht op beperking van de verwerking van jouw
D. In bepaalde gevallen: het recht om jouw persoonsgegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’).
E. Het recht om jouw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te verkrijgen en die gegevens aan een ander over te dragen.
Voor meer informatie over deze rechten en wanneer je die kunt uitoefenen: zie artikelen 15 tot en met 20 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Je kunt jouw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via het aan het begin van de privacyverklaring genoemde e- mailadres of telefoonnummer.
Wijzigingen
Er kan soms iets veranderen in de persoonsgegevens die wij verwerken of de toepasselijke regelgeving. In dat geval kunnen wij deze privacyverklaring aanpassen. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij een melding op de website plaatsen en jou per e-mail van de wijziging op de hoogte brengen.
